商务英语写作有哪些基本要求?6大原则帮你搞掂商务英语写作!

商务英语写作有哪些基本要求?6大原则帮你搞掂商务英语写作!

学习商务英语者都知道商务英语比一般的英语专业具有更强的专业性,特别是在写作的时候,不仅仅是要求具备一定的英语基础,还要熟悉掌握商务知识,从而能够用商务词汇去写出要求的商务活动文章。所以,在练习商务英语写作时,我们要清楚知道写作过程有哪些基本要求。

商务英语写作的基本要求有6大原则:

原则一:准确(correctness)

从广义上讲,商务英语写作的准确性原则包括四层意义:

1、阅读人能理解、接受的英语水平

2、使用精确措词,传达准确信息

3、正确地使用语法和标点符号

4、拼写正确

(1)恰当的语言风格

我们在撰写正式的商务英语写作时,应尽量使用正规的语言;而当起草非正式的商务便条、商务便函及商务书信时,可使用较通俗的口语。请比较下面两组例词:

Formal

Informal

approximately

inquire

ascertain

obtain

assist

participate

construct

purchase

contribute

sufficient

difficult

utilize

About

Ask

find out

receive

help

share

build

buy

give

enough

hard

use

(2)准确的措词和信息

商务写作离不开商务术语,一般常用的商业术语用字简洁。商务英语写作应该特别注意措词和信息的正确性。

(3)正确的语法和标点符号

常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省字号等。

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常见的语法错误一般出现在以下几个方面:

①主谓之间的一致关系

②代词与先行词之间的一致关系

③悬垂句

④修饰语与被修饰语之间的一致关系

⑤状语的位置

(4)正确的拼写

原则二:清楚(Clarity)

写作中要合理安排要点,运用正确的句型句法,突出重点,层次分明。

(1)逻辑布局(Logical Organization)

常用的逻辑布局方法包括:

①因果关系(Cause & Effect)

②时间顺序(Chronological Development)

③序列顺序(Sequential Development)

④比较(Comparison)

⑤一般到特殊(From General to Specific)

⑥特殊到一般(From Specific to General)

(2)合理构架句群与段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)

在商务英语写作中,应该合理安排句子和段落的结构与长度,把各种长句、短句、简句、复杂句等最佳组合成长度恰当的段落。请看例句:

Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )

Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )

(3)统一性与一致性(Unity and Coherence)

一篇商务写作的每一个段落都要围绕一个论点从不同方面进行论证,而在每一个段落中又都有一个主题句(topic sentence),一般安排在段首或段尾,而其它的句子则围绕着它进行论证,全文就这样一步进一步,一环扣一环地统一在主题思想上。而且,句子与句子之间,段落与段落之间都要前后呼应,首尾连贯。

(4)强调(Emphasis)

在商务英语写作中,有时需要强调某些单词、词组、句子,突出它们的作用,可以采用一些技巧手段,如下加横线,大写,或不同的字体、颜色等。

(5)避免采用模糊的语句(ambiguous sentence)

注意将句中关系紧密的词尽量靠近

原则三:简洁(Conciseness)

简洁是现代商务英语写作的发展趋势,是在保证内容完整无损的前提下用尽可能少的词句来阐明主题。商务英语写作要求既筒短扼要,又不失完整与清楚明白,还要包括必要的礼貌。

(1)用简洁的语言(Use simple language)

尽量使用                          避免使用

please                            will you be good enough to

because                           for the reason that

ask                               request

buy                               purchase

need                              request

do                                accomplish

letter                              communication

(2)少用陈词滥调(Omit trite expressions)

下表列出的是一些常见的陈词滥调:

in the near future

it has come to my attention

at your earliest possible convenience

avail yourself of this opportunity

don' t hesitate

take the liberty to

due to the fact that

thanking you in advance

enclosed herein

with kindest regards

(3)避免冗长的表达方式和不必要的重复(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)

请看下表中的两组例子,比较一下修改前与修改后的差别。

Wordy

Concise

We would like to

A long period of time

I expected it to be

During the year of 1995

For the development of

Square in shape

During the time that

please

a long time

expected

during 1995

for developing

square

while

(4)删改无关紧要的成份(Remove unneeded facts)

如果句中的某些成份被删除后不影响句子的原意,那么就应该毫不犹豫地把它们删改掉。如下面句子中的划线部分被删去后并不影响句子的原义:

It should be noted that this is the best we can do。

(5)多使用主动语态的句子结构以明确表达意思

请比较下面两个句子:

Payment of their accounts will be made by Johnsons next week.

Johnsons will pay their accounts next week.

原则四:具体(Concreteness)

商务英语写作要求内容书写得具体和明确,因此,尽量使用确定、具体的语言,直接了当地传递信息,说明问题,切忌笼统模糊。

(1)尽可能地提供明确、具体的信息。

(2)使用具体词汇,避免使用抽象的词汇,因为抽象的词汇往往令人感觉模糊笼统。

原则五:完整(Completeness)

商务英语写作的内容务必完整周密,任何要点的遗漏都可能导致重大损失。

原则六:礼貌(Courtesy)

商务英语写作中的礼貌原则,并不是指采用一些客套的句式,而是指一种贯彻于全文的尊重、理解和体谅对方的态度

以下是几条有助于礼貌的写作方法:

1.使用礼貌友好的词汇

2.体谅对方的写作态度

3.措辞得体

4.避免使用有性别歧视之嫌的词语

5.及时答复

以上就是商务英语写作时的六大原则,牢记住着六大原则,商务写作基本不会有什么问题。若觉得自己的理解会有错漏,你也可以选择报班,通过专业老师的指导下,制定一对一的商务英语学习方案,提升自身的商务英语水平,这也是学习商务英语最佳的选择。




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